Ve věku odesílání textových zpráv a okamžitých on-line zpráv se umění telefonické komunikace někdy zdá, jako by to šlo stranou. Telefonní komunikace může být příležitostná, mezi přáteli nebo formálnější částí podnikání. Efektivní telefonní komunikace začíná ještě předtím, než telefon vyzvednete. Když přemýšlíte o tom, jakou zprávu potřebujete nebo kterou chcete předat, jak navrhujete, abyste získali informace a jak dobře poslouchat, jsou součástí efektivní telefonní komunikace.
Najděte něco tichého
Komunikace prostřednictvím telefonu je mnohem efektivnější, když se obě strany jasně slyší bez šumu v pozadí. Plánujte volání, ať už jde o práci, nebo jen o to, abyste dohonil starého přítele, v době, kdy se nemusíte věnovat jinému podnikání. Pokud přijímáte příchozí hovor, zkuste najít ve svém domě klidné místo, kde se volající nebude soutěžit se zbytkem vaší rodiny. Blikající zvuky, jako je televize, silniční provoz a děti bez potíží, mohou zasahovat do vašich poslechových a komunikačních schopností, takže je pro vás obtížnější uskutečňovat své telefonní hovory.
Vyberte si slova
Váš jazyk hraje velkou roli při rozvoji efektivních komunikačních dovedností. Být zdvořilý je vždy očekáván, když mluvíte po telefonu, ale přemýšlení o vašich slovech předtím, než budete volat, vám pomůže jasně uvést svůj názor, stejně jako dáte osobě na druhém konci řádku dobrý dojem. Vypsání scénáře hlavních bodů, které chcete pokrýt, kromě jména lidí, s nimiž budete muset mluvit, vám může pomoci podle vašeho oddělení práce státu v Idahu. Zkuste použít neutrální jazyk pro změkčení negativních odpovědí, takže osoba, na kterou mluvíte, bude dál poslouchat. Divize Státní informační technologie v Jižní Karolíně nabízí fráze typu "doporučuji" nebo "doporučuji" namísto "byste měli" nebo "potřebujete". Často, když volající neslyší, co chce nebo očekává, že slyší na linii, přestane poslouchat a vaše komunikace se účinně zastaví.
Oblékněte část
Možná zjistíte, že komunikujete lépe po telefonu, když sedíte rovně, oblečený v oblečení vhodném pro daný úkol a jinak se chovat profesionálně. Když mluvíte na rozkládacím pohovku, můžete muflat váš hlas a slyšet slyšení pro osobu, s níž mluvíte. Používáte-li telefon pro profesionální účely, postupujte při zodpovězení otázek pomocí partnera nebo magnetofonu, abyste získali zpětnou vazbu o vašem tónu hlasu a také o svém hlasu.
Poslouchejte úplně
Komunikace znamená poslouchat i mluvit. Pozorně poslouchejte, aniž byste si telefonní korespondent vypnuli. Potvrďte každou chvíli komentář, takže vaše volající ví, že posloucháte a že jste ji nejen vyladili. Ale nekomentujte tak často, že se zdá, že se právě vkládáte do stejných frází - "Vidím", "Správně", "OK" je pár příkladů - aniž bychom si opravdu poslouchali. Připravte si poznámkový blok a pero, abyste si mohli zapsat všechny relevantní informace a opakovat to druhé osobě, pokud někdo z vás potřebuje objasnění.
